Création, modification et personnalisation de documents

Cet article a pour but de vous expliquer comment créer ou modifier les documents. De plus, vous trouverez la marche a suivre pour ajouter les jokers dans vos documents afin de les adapter au maximum à vos besoins.

Comment afficher les modèles de documents ?

Afin de vous rendre dans la base de données des documents, il vous suffit de cliquer (à partir de l’icône de votre compte en haut à droite) sur Paramètres -> Modèles -> Documents.

Il existe 2 types de modèles de documents

  • Les modèles créés par Créditéo : ils pourront être modifiés pour s’adapter aux besoins de l’utilisateur. CRÉDITÉO met à disposition des documents réglementaires par défaut qui sont : la confirmation de mandat, l’engagement de domiciliation de revenus, le mandat de recherche de capitaux et la notice d’entrée en relation.
  • Les modèles personnalisés : des modèles créés par l’utilisateur

Affichage en liste des modèles

La visualisation des modèles créés est possible après avoir sélectionné une entreprise,

Visualisation des modèles de documents en liste

Affichage des modèles de documents disponibles

À propos de la colonne Auteur

La colonne « Auteur » indique s’il s’agit d’un modèle de document par défaut de Créditéo ou s’il s’agit d’un modèle créé par un utilisateur.

Lorsqu’un modèle de document Créditéo est modifié, l’auteur ‘Créditéo’ est automatiquement remplacé par le nom de l’utilisateur. Cela vous permet d’identifier rapidement les modèles ayant subi des modifications.

Pour revenir au modèle original Créditéo, il suffit de cliquer sur le bouton encadré ci-dessous dans la colonne Actions

IMPORTANT Les modifications effectuées sur le modèle original seront perdues à l’utilisation de ce bouton. Il vous appartient de sauvegarder le corps du modèle dans un fichier texte ou traitement de texte si vous souhaitez garder une trace du modèle modifié avant de le réinitialiser.

Bouton permettant de revenir à l'état originel du document

Comment désactiver certains modèles de documents ?

Rendre inactif un modèle de document utilisateur

Il est possible de rendre inactif un modèle de document utilisateur en décochant le bouton ci-dessous (colonne Actif). Le modèle ne sera alors plus utilisable pour les utilisateurs du réseau.

À noter, cette fonctionnalité ne concerne que les modèles de document utilisateur. Un modèle Créditéo ne pourra être rendu inactif.

Supprimer définitivement un modèle de document

Enfin, il vous est possible de supprimer un modèle en cliquant sur le bouton corbeille (seuls les modèles de documents créés par l’utilisateur sont supprimables).

Bouton permettant de rendre actif ou inactif un modèle de document

Rendre actif ou inactif un modèle de document ‘utilisateur’ via la colonne ‘Actif’

Ajouter un nouveau modèle

Pour ajouter votre nouveau document à créer, il suffit de cliquer sur le bouton « AJOUTER », pour modifier un document existant, cliquer directement sur le nom du document existant concerné.

Modifier un modèle de document existant

Afficher le corps du modèle de document

Depuis la liste des modèles de documents, cliquer simplement sur la ligne du modèle concerné. Le modèle s’ouvre comme dans la fenêtre ci-dessous

Edition d'un modèle de document

Modifier un modèle de document

Il est possible de modifier :

  • Le nom du modèle
  • Le répertoire : vous déciderez dans quel répertoire faire apparaître ce document, soit un répertoire existant en sélectionnant parmi la liste déroulante, soit un répertoire qui sera créé en saisissant un nom de répertoire dans la liste déroulante « Répertoire ».
  • La génération
    • A chaque entrée dans le répertoire : un nouveau document sera créé à chaque fois que vous entrerez dans le répertoire, excepté si un document a été uploadé sur Créditéo
    • Une seule fois : le document est généré une seule fois et si des champs sont modifiés dans le dossier emprunteur, les modifications ne seront répercutées sur le document déjà créé.
    • A la demande : un bouton permet de générer le document à la demande.
  • L’entête, le contenu du document et le pied de page, avec ajout possible de jokers*

Utiliser les Jokers* ?

Il est possible d’ajouter des jokers* à vos modèles de documents.

Qu’est qu’un Joker* ?

Dans Créditéo, un joker fait référence à une donnée personnalisée disponible dans la liste des informations que vous avez enregistrées (le fonctionnement est similaire à des champs de publipostage disponibles dans un traitement de texte). Les jokers disponibles sont rapellés sur la droite dans la « Liste des jokers ».

Exemple concret :
Indiquer les jokers [[NOM_EMP_1]] [[PRENOM_EMP_1]] dans votre modèle pour qu’ils soient remplacés par le Nom et le Prénom de l’emprunteur 1 lors de la génération du document.

Liste des jokers visibles

Liste des jokers disponibles.

Cas particulier des jokers conditionnels

Il existe également un onglet dans la liste des jokers appelé «  jokers conditionnels »  qui offrent la possibilité d’afficher des parties d’un document selon certains critères définis par le joker en lui-même.

Le texte contenu entre le « SI » et « FIN SI » du joker conditionnel utilisé sera retranscrit dans le document selon le cas où la condition sera remplie ou non. Par exemple, il est dorénavant possible d’afficher un paragraphe d’un document, que si le courtier est mandataire, ou que si l’emprunteur a pris une délégation d’assurance, etc…

 

Cas particulier des jokers de calculs

Il existe des jokers permettant de réaliser des calculs dans vos documents. Six opérations sont possibles, à savoir :

  • + pour effectuer des additions
  • pour effectuer des soustractions
  • / pour effectuer les divisions
  • * pour effectuer les multiplications
  • ( pour la parenthèse ouvrante
  • ) pour la parenthèse fermante

Il est alors possible d’insérer différents jokers numériques entre les bornes du joker de calcul, couplés avec les opérateurs. Les bornes du joker de calcul à insérer sont les suivantes : [[CALCUL]] et [[FIN_CALCUL]]. Chaque joker numérique, à l’intérieur de ces bornes, sera alors additionné, et/ou soustrait, et/ou divisé, et/ou multiplié, selon les priorités définies par les parenthèses, en fonction des opérateurs choisis.

Conditions et gestion des erreurs

Chaque joker entre les bornes de calcul doit :

  • être séparé par un opérateur
  • être un joker numérique
  • s’il y a des parenthèses, disposer du même nombre de parenthèse ouvrante(s) ET fermante(s)
  • aucun saut de ligne ne doit être inséré entre les bornes du joker de calcul et les jokers numériques.
Exemple

[[CALCUL]] [[COUT_TOTAL_OPERATION]] + [[MONTANT_TOTAL_CREDITS]] [[FIN_CALCUL]] est un calcul qui retourne l’addition des valeurs du coût total de l’opération et du montant total des crédits.

Prévisualiser un modèle de document

Il est possible de prévisualiser le modèle de document en cliquant sur le bouton Prévisualiser en haut à droite comme ci-dessous.

Le logiciel demandera de choisir un dossier afin que vous puissiez consulter le rendu final du modèle de document avec de vraies données.

Bouton permettant de pévisualiser un modèle de document

Bouton de prévisualisation des documents.