Fonctionnalité e-mails internes au logiciel Créditéo

Dans cet article, vous découvrirez les différentes possibilités d’envoi d’e-mail depuis Créditéo : principe de fonctionnement et utilisation

Principe d'utilisation

Gagner du temps

Il est désormais possible d’envoyer des mails types depuis le logiciel Créditéo.

Pour ce faire, une base de modèles d’emails est présente dans le logiciel par défaut. Il est possible d’utiliser ces modèles en l’état, de les personnaliser et même d’en désactiver certains.

Avec cette fonctionnalité, l’objectif visé est de simplifier les échanges quand cela est possible pour gagner encore plus de temps dans la gestion quotidienne.

Principe de fonctionnement

Pour cela, des boutons permettant l’envoi de ces e-mails sont mis à disposition à différents endroits du logiciel (suivi, onglet emprunteur, documents, liste des simulations, menu apporteurs…).

Certains de ces boutons utiliseront des modèles d’e-mail prédéfinis par  Créditéo (leur contenu est personnalisable en cas de besoin). Sur d’autres boutons, notamment dans le suivi, il sera possible d’écrire un mail depuis un modèle vide, ou de sélectionner un modèle pré-écrit par vos soins.

Enfin, le destinataire recevra le mail dans sa boite de réception. Il lui sera possible d’y répondre. Il est à noter que c’est l’adresse du courtier qui sera alors utilisée, et ce dernier recevra l’e-mail de réponse dans sa boite mail personnelle.

Vidéo de découverte

Modèles d'e-mails

Comment afficher les modèles d’emails ?

Afin de vous rendre dans la base de données des e-mails, il vous suffit de cliquer (à partir de l’icône de votre compte en haut à droite) sur Paramètres -> Modèles -> E-mails.

Il existe 2 types de modèles d’e-mails

  • Les modèles créés par Créditéo : ils pourront être modifiés et réutilisés à différents endroits du logiciel
  • Les modèles personnalisés : des modèles créés par l’utilisateur

Affichage en liste des modèles

La visualisation des modèles créés est possible après avoir sélectionné une entreprise,

Affichage des emails renseignés par l'utilisateur

Affichage des modèles d’emails disponibles

À propos de la colonne Auteur

La colonne « Auteur » indique s’il s’agit d’un modèle d’email par défaut de Créditéo ou s’il s’agit d’un modèle créé par un utilisateur.

Lorsqu’un modèle d’email Créditéo est modifié, l’auteur ‘Créditéo’ est automatiquement remplacé par ‘utilisateur’. Cela vous permet  d’identifier rapidement les modèles d’emails ayant subi des modifications.

Pour revenir au modèle original Créditéo, il suffit de cliquer sur le bouton encadré ci-dessous dans la colonne Actions

IMPORTANT Les modifications effectuées sur le modèle original seront perdues à l’utilisation de ce bouton. Il vous appartient de sauvegarder le corps du modèle dans un fichier texte ou traitement de texte si vous souhaitez garder une trace du modèle modifié avant de le réinitialiser.

Revenir au modèle original du mail

Utiliser l’icône entourée de la colonne Action pour revenir au modèle original du mail

Comment désactiver certains modèles d’email ?

Rendre inactif un modèle email utilisateur

Il est possible de rendre inactif un modèle d’e-mail utilisateur en décochant le bouton ci-dessous (colonne Actif). Le modèle d’e-mail ne sera alors plus utilisable pour les utilisateurs du réseau.

À noter, cette fonctionnalité ne concerne que les modèles d’emails utilisateur. Un modèle Créditéo ne pourra être rendu inactif.

Supprimer définitivement un modèle d’email

Enfin, il vous est possible de supprimer un modèle en cliquant sur le bouton corbeille (seuls les modèles d’e-mails créés par l’utilisateur sont supprimables).

Rendre actif ou inactif un modèle d'email 'utilisateur' via la colonne 'Actif'

Rendre actif ou inactif un modèle d’email ‘utilisateur’ via la colonne ‘Actif’

 

Modifier un modèle d’e-mail

Afficher le corps du modèle d’email

Depuis la liste des modèles emails, cliquer simplement sur la ligne du modèle concerné. Le modèle s’ouvre comme dans la fenêtre ci-dessous

Visualisation d'un modèle d'email

Visualisation d’un modèle d’email

Modifier un modèle d’email

Il est possible de modifier :

  • Le nom du modèle
  • L’objet du mail
  • Le corps du mail avec ajout possible de jokers*

Utiliser les Jokers* ?

Il est possible d’ajouter des jokers* à vos modèles d’e-mails.

Qu’est qu’un Joker* ?

Dans Créditéo, un joker fait référence à une donnée personnalisée disponible dans la liste des informations que vous avez enregistrées (le fonctionnement est similaire à des champs de publipostage disponibles dans un traitement de texte). Les jokers disponibles sont rapellés sur la droite dans la « Liste des jokers ».

Exemple concret :
Indiquer les jokers [[NOM_EMP_1]] [[PRENOM_EMP_1]] dans votre modèle pour qu’ils soient remplacés par le Nom et le Prénom de l’emprunteur 1 lors de l’envoi de l’email.

Liste des jokers visibles

Liste des jokers disponibles varie selon le choix du destinataire (apporteur, emprunteur ou partenaire bancaire).

Choix du destinataire

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, un seul type de destinataire peut être attribué à un modèle de mail. Il est possible de choisir parmi :

  • Apporteur
  • Emprunteur principal
  • Contact de l’agence bancaire
  • Contact du pôle de facturation
  • Notaire acheteur

Pièce(s) jointe(s)

L’ajout automatique de pièces jointes par défaut est également possible.
Une liste déroulante située au-dessus du Contenu du mail affiche la liste des documents disponibles qu’il est possible de joindre à votre modèle de mail.

IMPORTANT Il est à noter que si, au moment de l’envoi de votre e-mail, les pièces jointes ajoutées depuis votre modèle ne sont pas uploadées* et donc disponibles dans le dossier, l’envoi du mail sera impossible.

CONSEIL Il est donc plus prudent de choisir dans la liste des pièces jointes le ou les documents dont vous avez la certitude qu’ils seront uploadés* avant l’envoi de l’email.
Il sera toujours possible d’ajouter manuellement une pièce jointe à votre e-mail au moment de l’envoi.

*uploader = envoyer un fichier par téléchargement

Enfin, ajouter les documents DDP et Simulations aura pour conséquence d’intégrer toutes celles disponibles à l’e-mail. Pour n’en choisir qu’une en particulier, il est possible de le faire directement au moment d’envoyer le mail.

Particularité d’un e-mail destiné à l’apporteur d’affaires

Au moment de sélectionner le destinataire de l’e-mail, à savoir l’apporteur d’affaires, il est nécessaire de choisir l’espace d’envoi de cet e-mail (depuis le suivi ou depuis la fiche d’un apporteur).

Choix du destinataire apporteur lors de l'envoi d'un e-mail

Choix du destinataire apporteur lors de l’envoi d’un e-mail

Choisir d’envoyer l’e-mail depuis le suivi permet d’ajouter des pièces jointes à ce dernier, ce qui n’est pas possible depuis la fiche d’un apporteur.

Prévisualiser un modèle d’email

Il est possible de prévisualiser le modèle d’e-mail en cliquant sur le bouton Prévisualiser en haut à droite comme ci-dessous.

Le logiciel demandera de choisir un dossier afin que vous puissiez consulter le rendu final du modèle d’email avec de vraies données.

Bouton de prévisualisation des emails

Bouton de prévisualisation des emails

 

Envoi d'e-mail depuis l'onglet "Suivi" d'un dossier client

Afin de vous faire gagner du temps et centraliser un maximum d’information, la fonction d’envoi d’email est directement accessible depuis chaque dossier client.

Espace « suivi » pour gérer l’envoi d’email

1ère solution d’accès

Accéder à cet espace via le bouton « Suivi » présent en partie haute de chaque dossier client.

Envoyer un email directement depuis l'espace client via l'espace "SUIVI"

Envoyer un email directement depuis l’espace client via l’espace « SUIVI »

2ᵉ solution d’accès

Cet espace « Suivi » est aussi directement accessible depuis l’espace « Documents » d’un dossier client comme ci-dessous

Bouton permettant d'accéder à l'espace "Suivi" depuis les "Documents"

Bouton permettant d’accéder à l’espace « Suivi » depuis les « Documents »

Accès et création d’un email

Cet espace est divisé en plusieurs colonnes regroupant la liste de tâches, les messages à l’emprunteur dans l’interface Créditéo et la gestion d’envoi de mail (avec historique des mails envoyés pour mémoire).

Fenêtre d'envoi des emails dans le suivi

L’espace SUIVI d’un dossier client : liste des tâches, messagerie interne Créditéo et gestion des emails (+ historique des mails envoyés)

Envoyer un email

Il est ainsi possible d’envoyer un e-mail depuis cet espace en cliquant sur « Envoyer un email« . La fenêtre de rédaction d’email s’ouvrira, permettant l’envoi.

Envoyer un email à son client depuis son dossier

Envoyer un email à son client depuis son dossier

Rédaction d’un email

Le formulaire d’envoi d’email à votre client s’inspire d’un logiciel email traditionnel. Il est possible d’indiquer l’objet du mail, l’email du destinataire, l’email du destinataire en copie via le champ CC (= « Copie Carbone ») et le corps du message incluant des fonctionnalités de mise en forme.

1 Modèle d’email

Il est également possible de choisir d’utilsier un modèle d’e-mail pré-défini dans les paramètres afin de gagner du temps. Si un apporteur d’affaires est ajouté au dossier, les modèles d’e-mail (issus du paramétrage) seront alors disponibles. Il en va de même pour un notaire acheteur.

2 Onglet Historique

Il est à noter la présence d’un onglet « Historique » dans la partie supérieure gauche qui permet, là encore, de gagner du temps lors de la rédaction de  son message en ayant la possibilité, via un simple clic, de visualiser les précédents échanges.

Fenêtre de rédaction d'email

Fenêtre de rédaction d’email

3 Ajouter une pièce jointe à votre email

Il est possible d’ajouter des pièces jointes depuis cette fenêtre. Pour cela, cliquer sur « pièces jointes » et choisir la pièce à ajouter.

Provenance du fichier

Choisir s’il s’agit d’un document issu de Créditéo ou d’un fichier présent sur votre ordinateur.

Il est possible, à cet endroit, de ne sélectionner qu’une simulation en particulier, ou qu’une DDP.

 

Ajouter simplement une pièce jointe Créditéo ou depuis votre ordinateur

Ajouter simplement une pièce jointe Créditéo ou depuis votre ordinateur

Comment savoir si l’email a été consulté ?

Une fonctionnalité permet de visualiser si le mail a été ouvert par l’utilisateur.

En effet, une fois le mail ouvert, l’icône enveloppe ci-dessous sera ouverte avec en détails la date et l’heure d’ouverture de l’email.

À savoir, c’est bien l’adresse e-mail du courtier qui est utilisée comme email d’expéditeur. Ainsi, si le destinataire du mail souhaite répondre, il pourra le faire de façon classique via tout système email en utilisant simplement le bouton « répondre » de son outil email préféré (site web, application ou logiciel)

Icône "Enveloppe" précisant que l'e-mail a été ouvert

Icône « Enveloppe » précisant que l’e-mail a été ouvert

Envoi de l'espace emprunteur

Lorsque que la fiche emprunteur est complétée, il est possible d’envoyer au client contenant les informations nécessaires d’accès à son espace emprunteur.

Pour envoyer cet email et prévenir le client, il faut utiliser le bouton Envoyer un espace emprunteur

Bouton permettant l'envoi de l'espace emprunteur au client

Bouton permettant l’envoi de l’espace emprunteur au client

Email d’envoi de l’espace emprunteur

Une fenêtre présélectionnant le modèle d’e-mail « Compte emprunteur » s’ouvre.

Par défaut, le mail de l’emprunteur principal est repris, mais il reste modifiable si besoin pour plus de flexibilité.

Il sera possible d’ajouter plusieurs destinataires en copie via le champ « CC » (= Copie Carbone), en séparant les adresses mails par des « ; » (point-virgule).

Il vous est également possible de modifier le corps du mail ainsi que l’objet.

Cependant, il est essentiel de ne pas supprimer les jokers permettant d’accéder au compte emprunteur, à savoir

  • [[LIEN_COMPTE_EMP]]
  • [[IDENTIFIANT_COMPTE_EMP]]
  • [[MOTDEPASSE_COMPTE_EMP]]

Qu’est qu’un Joker* ?

Dans Créditéo, un joker fait référence à une donnée personnalisée disponible dans la liste des informations que vous avez enregistrées (le fonctionnement est similaire à des champs de publipostage disponibles dans un traitement de texte). Les jokers disponibles sont rapellés sur la droite dans la « Liste des jokers ».

Exemple concret :
Dans l’email d’envoi de l’espace emprunteur, les jokers citès ci-dessus renseignent le client sur ses informations de connexion  (lien, login, mot de passe)

Modèle de l'email d'envoi d'un compte emprunteur

Modèle de l’email d’envoi d’un compte emprunteur

Conséquences de l’envoi de l’email d’accès à l’espace emprunteur

  1. En cliquant sur le bouton d’envoi, le mail est envoyé au destinataire et aux destinataires en copies (champ « CC ») s’il y en a.
  2. Une trace de l’envoi de cet email est visible dans l’espace « Suivi d’un dossier client« .
  3. À savoir, l’adresse e-mail du courtier est utilisée comme adresse de réponse. Cela facilite ainsi les démarches de l’emprunteur s’il souhaitait répondre rapidement via cet email.
  4. Lorsqu’un espace emprunteur est créé, un message informatif est généré automatiquement en commentaire des messages (dans l’espace  « Suivi d’un dossier client »).  Courtier et emprunteur peuvent alors échanger directement depuis cet espace.
Message indiquant que l'espace emprunteur a effectivement été envoyé

Message indiquant que l’espace emprunteur a effectivement été envoyé

Envoi de l'espace apporteur

Chaque apporteur dispose d’un “espace apporteur” lui permettant de suivre l’évolution des dossiers apportés.

Qu’est-ce qu’envoyer un espace apporteur ?

Envoyer un espace apporteur revient à communiquer à ce dernier le lien d’accès qui lui permettra de suivre la progression de ces dossiers.

Comment envoyer l’espace apporteur ?

Il est possible de transmettre ses informations de connexion à l’apporteur d’affaire depuis plusieurs endroits ou moments d’utilisation dans Créditéo. Toujours dans un objectif de gain de temps et d’optimisation

 

1. Envoyer l’espace apporteur au moment de la création de son compte

Au moment de la création de l’apporteur d’affaires, une case à cocher est disponible afin d’envoyer automatiquement  l’email contenant les informations de connexion et d’accès.

Bouton permettant l'envoi de l'espace apporteur

Bouton permettant l’envoi de l’espace apporteur au moment de sa création

Cocher la case Envoyer l’espace apporteur aura pour effet, au moment de cliquer sur Valider, d’ouvrir une fenêtre qui présentera le modèle d’e-mail « Compte apporteur ».

Vérification du mail avant envoi

Par défaut, le mail du contact de l’apporteur est repris, mais ce dernier est modifiable si besoin.

Il est possible d’ajouter plusieurs destinataires en copie via le champ « CC » (Copie Carbone), en séparant les adresses mails par des « ; » (point-virgule).

Il vous est également possible de modifier le corps du mail ainsi que l’objet. Cependant, il est essentiel de ne pas supprimer les jokers permettant d’accéder au compte apporteur, à savoir [[LIEN_COMPTE_APPORTEUR]]. En effet, ces jokers seront remplacés par les réelles informations de connexion au moment de l’envoi.

En cliquant sur le bouton d’envoi Valider, le mail est envoyé au destinataire.

Enfin, l’adresse e-mail du courtier est utilisée par défaut comme adresse de réponse. Cela facilite ainsi les démarches de l’apporteur s’il souhaitait répondre rapidement via cet email.

Envoi par email de l'espace apporteur

Contenu de l’email de l’espace apporteur (utilisation du modèle préenregistré)

 

2. Envoyer l’espace apporteur de sa fiche contact

Cliquer sur la fiche d’un apporteur d’affaire, puis sur le contact apporteur souhaité.

Le bouton Envoyer l’espace apporteur permet également d’envoyer les informations de connexion à l’apporteur avec un fonctionnement identique à ce qui est décrit dans la méthode précédente.

Cela peut s’avérer utile lorsqu’un apporteur demande à recevoir l’email à nouveau et retrouver ses informations de connexion.

Bouton permettant d'envoyer l'espace apporteur lors de l'édition d'un contact

Bouton permettant d’envoyer l’espace apporteur lors de l’édition d’un contact

3. Envoyer l’espace apporteur depuis l’encart contact de l’apporteur d’affaires

Dans la boite contact de votre apporteur située à droite, cliquer sur l’apporteur d’affaires concerné puis sur l’icône silhouette bleue de la colonne Actions.

En cliquant sur ce bouton, la fenêtre présentée dans la méthode précédente apparait incluant le bouton Envoyer l’espace apporteur

Envoi de l'espace apporteur dans Créditéo, logiciel pour courtier en crédit immobilier

Envoi de l’espace apporteur

Envoi de l'espace partenaire bancaire

Sur cet espace, le banquier a la possibilité de visualiser et de télécharger les documents liés à votre dossier client.

Il est possible d’envoyer à votre partenaire bancaire un accès à son espace en cliquant sur Envoyer espace banque

depuis un dossier client ou la Liste des demandes de documents.

Bouton permettant l'ouverture du mail d'envoi de l'espace banque

Bouton permettant l’ouverture du mail d’envoi de l’espace banque

Vérification du mail avant envoi

Une fenêtre présélectionnant le modèle d’e-mail « Compte banque » s’ouvre.

Par défaut, le mail du destinataire est vide ; il faudra donc renseigner l’email du destinataire.

Il est possible d’ajouter plusieurs destinataires en copie via le champ « CC » (=Copie Carbone), en séparant chaque adresse mails par un « ; » (point-virgule).

Il vous est également possible de modifier le corps du mail ainsi que l’objet. Cependant, il est essentiel de ne pas supprimer les jokers permettant d’accéder au compte, à savoir

  • [[LIEN_COMPTE_BANQUE]]
  • [[IDENTIFIANT_COMPTE_BANQUE]]
  • [[MOTDEPASSE_COMPTE_BANQUE]]

En effet, ces jokers seront remplacés par les réelles informations de connexion au moment de l’envoi.

Envoi de l'espace banque par email au partenaire bancaire

Envoi de l’espace banque par email au partenaire bancaire – Vérification du message avant envoi

L’envoi de cet e-mail est visible dans l’historique Créditéo visible en cliquant sur le bouton d’envoi d’espace banque.

Enfin, l’adresse e-mail du courtier est utilisée comme adresse d’expéditeur afin que le destinataire du mail puisse répondre simplement si besoin.

Que reçoit le contact bancaire ?

Le destinataire recevra alors l’email contenant le lien de l’espace banque ainsi que l’identifiant et le mot de passe lui permettant de se connecter.

 

espace-banque-connexion-logiciel-credtieo-courtage-immobilier

Écran de connexion à son espace réservé

 

Envoi de la demande de prêt en banque

Avec Créditéo il est possible d’envoyer à votre contact bancaire la simulation de financement.

Pour cela, choisir un client puis cliquer sur l’onglet « Simulations » afin d’afficher la liste des simulations

Cliquer ensuite sur la ligne de la simulation concernée au niveau de la colonne « Envoyé en banque »

Bouton permettant l'envoi en banque d'une simulation

Bouton permettant l’envoi en banque d’une simulation

Une fenêtre s’ouvre, il suffit de cliquer sur  Envoyer un mail

 

Bouton permettant l'envoi d'un email

Bouton permettant l’envoi d’un email

Vérification du mail avant envoi

Une fenêtre présélectionnant le modèle d’e-mail « Envoi en banque simulation » s’ouvre.

Par défaut, le mail du destinataire est vide ; il faudra donc renseigner l’email du destinataire.

Il est possible d’ajouter plusieurs destinataires en copie via le champ « CC » (=Copie Carbone), en séparant chaque adresse mails par un « ; » (point-virgule).

Il vous est également possible de modifier le corps du mail ainsi que l’objet ou gérer les pièces jointes.

Par défaut, le mandat et la demande de prêt sont sélectionnés.

Enfin, l’adresse e-mail du courtier est utilisée comme adresse d’expéditeur afin que le destinataire du mail puisse répondre simplement si besoin.

Envoi de la simulation en banque par email

Envoi de la simulation en banque par email – Vérification avant envoi

 

Historique des e-mails

Créditéo garde un historique des e-mails envoyés. Il est possible de le consulter depuis plusieurs endroits :

  • Onglet Suivi d’un dossier client
  • Fenêtre d’envoi d’email

Historique de mail depuis l’espace Suivi Client

Ouvrir un dossier client puis cliquer sur le bouton SUIVI.

Bouton SUIVI depuis le dossier client

Bouton SUIVI depuis le dossier client

IMPORTANT  Il est à noter que cet historique présente uniquement une visualisation des e-mails envoyés depuis cet espace.

Historique des emails depuis la fenêtre de suivi

Historique des emails depuis la fenêtre de suivi

Historique des mails lors de l’envoi d’un mail

Directement depuis la fenêtre permettant l’envoi d’e-mail

Onglet historique dans chaque fenêtre d'envoi d'email

Onglet historique dans chaque fenêtre d’envoi d’email

Enfin, l’historique des e-mails envoyés pour l’envoi d’espace banque, d’espace apporteur et de la demande de prêt en banque est visible depuis le bouton ayant permis l’envoi de l’e-mail (bouton envoyer l’espace banque, envoyer l’espace apporteur, envoyer la simulation en banque).

Signature de l'e-mail

Comment paramétrer sa signature de fin de mail ?

Il est possible d’ajouter une signature par défaut dans les emails.

Deux types de signatures sont disponibles :

  1. Ajouter le joker [[COURTIER_SIGNATURE_EMAIL]] dans vos modèles d’e-mail affichera par défaut une signature de ce type :
    Signature des fin de mail par défaut dans le logiciel

    Signature des fin de mail par défaut dans le logiciel

    Par défaut, c’est cette signature qui est utilisée pour vos e-mails. Il est à noter que le logo de votre agence sera utilisé, s’il a été ajouté et paramétré. Sinon, il sera affiché le logo de votre entreprise.

  2. Ajouter le joker [[COURTIER_NOM]] dans vos modèles d’e-mail affichera par défaut le nom et prénom du courtier propriétaire du dossier concerné.

Gestion des droits concernant les modèles d'e-mails

En se rendant dans vos paramètres, puis « Utilisateurs et Profils » -> « Profil d’utilisateurs » et enfin, « Accès Menu », un droit permettant d’accéder aux modèles d’e-mails est disponible.

Accéder aux modèles d’e-mail a pour conséquence d’autoriser la vue

Droit permettant à un profil utilisateur d'accéder aux e-mails

Droit permettant à un profil utilisateur d’accéder aux e-mails

Pour plus de détails sur ces droits, il suffit de se rendre dans l’onglet « Paramétrage ».

Il est ainsi possible de choisir si le profil d’utilisateur peut lire / modifier / supprimer / ajouter un modèle d’e-mail :

Droits plus précis sur les modèles d'e-mails

Droits plus précis sur les modèles d’e-mails