Facturation

Dans cet article, vous comprendrez comment fonctionne et comment utiliser l’onglet « Facturation ».
Vous apprendrez à générer une nouvelle facture, facturer en pro-forma ou hors dossier, réaliser des avoirs, effectuer des règlements sur une facture ou encore relancer sur une facture impayée.

Pré-requis

La création de factures dans le logiciel de courtage en immobilier n’est possible lorsque, dans votre dossier client, la simulation de prêt a le statut « acceptée » par la banque et par l’emprunteur (voir article modifier le statut d’une simulation).

Attention il est indispensable de compléter les mentions légales si vous voulez qu’elles apparaissent notamment dans le pied de page de vos factures.

Vous pouvez compléter les mentions légales en vous rendant dans les paramètres de votre entreprise, sélectionner « mes modèles » puis « documents » dans votre logiciel pour courtier en immobilier.

Cochez la case « Afficher les mentions légales dans les PDF »; apparaît alors un carré blanc qui sera pré rempli si la partie « Société » des paramètres a été remplie.

Si ce n’est pas le cas il suffira d’aller remplir la partie « Société » avec les informations manquantes ou tout simplement de les compléter dans le carré.

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Valider » pour que les données soient bien enregistrées.

Vous pouvez consulter l’article vous aidant à compléter les mentions légales.

Retrouvez également l’article vous permettant de paramétrer vos réglages lors de votre première connexion.

Pour que votre RIB apparaisse bien dans votre facture de commission bancaire, il faudra, avant la facturation, si ce n’est déjà fait, aller le compléter dans les paramètres.

Vous pouvez consulter l’article sur les paramètres de votre société pour vous aider à saisir votre RIB.

 

Création et visualisation d'une nouvelle facture

Une fois que la simulation de crédit immobilier a été acceptée par le client, vous pouvez passer à la facturation dans votre logiciel de courtage en immobilier Créditéo.

Il est possible de facturer des commissions bancaires, des honoraires, des ristournes ainsi que des commissions mandataires. Voici le visuel de chacune de ces factures :

                                              Commission bancaire                                                                                                                          Honoraires

Visuel d'une facture de commission bancaire

Visuel d'une facture d'honoraires

                                                   Commission mandataire                                                                                                                          Ristourne

Visuel d'une facture de ristourne

 

 

Afin de facturer, vous devez cliquer sur « Facturation » dans le menu de gauche;  vous trouverez alors la liste de vos factures.

Pour créer une nouvelle facture vous devez cliquer sur le bouton « Nouveau » :

Apparaîtra alors une nouvelle fenêtre qui vous permettra de voir l’ensemble de vos dossiers, et de sélectionner celui que vous devez facturer. Deux barres de recherches sont à votre disposition:

  • celle de gauche vous permettra de rechercher par le nom, prénom, email ou numéro de téléphone de l’emprunteur
  • celle de droite par courtiers, s’il se trouve que vous êtes plusieurs dans votre entreprise.

Quand vous passerez votre curseur sur les lignes des dossiers, les boutons « Pro forma » et « Facturer » apparaîtront. Il vous suffit de cliquer sur le bouton souhaité. Pour créer une facture, le détail est ici. Pour créer une facture pro forma, c’est ici. Vous pouvez également créer des factures hors dossier (bouton visible sous la liste des dossiers), le détail est ici.

Création d'une facture sur Créditéo, logiciel pour courtier en crédit immobilier

Il est possible de visualiser les factures créées par dossier. Pour cela, se rendre dans le dossier du client concerné. Dans l’onglet général du dossier client, vous pouvez visualiser toutes les factures générées, associées à ce dossier (hors pro forma). Vous pouvez également créer vos factures, associées directement à ce dossier, depuis cet endroit, en cliquant sur « + » :

Liste et création d'une facture depuis le dossier d'un client

Vous avez également la possibilité de visualiser les factures créées dans la liste de vos factures. Cette liste est disponible directement en entrant dans l’onglet « facturation ». Vous retrouverez en bas de cette liste, un total. En effet, lorsque vous visualisez par exemple les factures mandataires, le total somme toutes les factures liées aux mandataires, suivant les filtres appliqués. Vous y retrouvez le montant HT ainsi que le restant dû total.

Il est possible d’appliquer des filtres pour afficher les factures suivant la recherche souhaitée. Ces filtres sont peuplés suivant votre périmètre de vue défini dans les paramètres. Les filtres sont les suivants :

Le filtre « Toutes les factures » est déterminant pour la visualisation des factures à afficher à l’écran. En sélectionnant « réseau courtier », vous ne visualiserez que les factures d’honoraires et de commissions bancaires. En sélectionnant « mandataire », vous ne visualiserez que les commissions mandataires. Si vous souhaitez visualiser toutes les factures, sélectionnez « toutes les factures ». Il est à noter que votre visualisation dépend de votre périmètre de vue. En effet, un utilisateur ayant un périmètre de vue sur ses dossiers uniquement ne pourra visualiser que les factures relatives à ses dossiers. Pour plus d’aide concernant le périmètre de vue, c’est ici.

Les deux filtres de date à date peuvent s’appliquer sur la date de règlement ou la date d’émission des factures.

  • Date d’émission : dès lors qu’une facture est émise entre ces deux dates, cette dernière s’affiche dans les résultats de la recherche.
  • Date de règlement : dès lors qu’au moins un règlement est émis entre ces deux dates, la facture s’affiche dans les résultats de la recherche.

Vous pouvez également utiliser un filtre de recherche de facture. Cette recherche est possible sur le critère de référence de la facture, du dossier, du nom de l’emprunteur principal, du montant… Il est à noter que ce champ de recherche s’applique sur les résultats des autres filtres appliqués. En effet, en recherchant par exemple un numéro de dossier, il sera possible de visualiser toutes les factures (honoraires, banque, ristourne) liées à ce dossier, uniquement si le filtre “réseau courtier / mandataire / ristourne” sélectionne “toutes les factures”.

Enfin, les trois filtres liés aux apporteurs ne s’affichent que dans le cas où le filtre “réseau courtier / mandataire / ristourne” affiche “toutes les factures” ou “ristournes”.

Facturer

Attention, lorsque vous êtes plusieurs dans une entreprise, seul le mandant ou le gérant peut éditer les factures d’honoraires, de commissions bancaires ou de ristournes pour vos dossiers (pour les salariés et pour les mandataires). Toutefois, l’administrateur de votre entreprise peut « transférer » ses droits à une autre personne de la société, comme le secrétaire, pour pouvoir réaliser ces opérations.
Un mandataire aura la possibilité de générer sa facture de commission mandataire.

Pour générer ces factures, il suffit de cliquer sur le bouton « Facturer ». Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir, dépendante de vos droits de création.

Bouton permettant de facturer

Factures d’honoraires, de commissions bancaires et ristournes :

Cette fenêtre vous permet de générer ces trois factures : la facture d’honoraires (dont l’ensemble des informations se situent dans la colonne de gauche), la facture de commission bancaire (au milieu) et la ristourne (sur la droite).

Fenêtre permettant la création de factures

Vous avez la possibilité de cocher la case « Ne pas facturer » pour ne pas générer certaines factures.

Vous pouvez également changer les différents éléments avant de générer définitivement les factures :

  • L’adresse d’une facture à sa création :
    • Par défaut, dans une facture d’honoraires, l’adresse du client est affichée.
    • Dans la facture de commission bancaire, l’adresse affichée correspond à celle du pôle immobilier. Si un pôle de facturation a été renseigné, c’est l’adresse de ce dernier qui sera affichée. Plus d’informations concernant les pôles facturation ici. Enfin, il est possible de modifier le pôle facturation que l’on souhaite afficher dans la facture en utilisant le sélecteur :

Sélecteur permettant le choix du pôle facturation à afficher dans les factures

    • Dans une ristourne, l’adresse affichée est celle du contact de l’apporteur pour une personne physique. Pour une personne morale, il est affiché l’adresse de l’agence de l’apporteur ainsi que le nom et prénom du contact apporteur.
  • La date d’émission
  • La date d’échéance
  • Le montant (par défaut, le logiciel calcule un montant que vous pouvez modifier manuellement).
    • Pour les honoraires, le logiciel mettra par défaut le montant que vous aurez renseigné dans l’onglet « Frais de courtage et retro commissions » dans votre dossier client.
    • Pour la commission bancaire, le logiciel calcule, en fonction de votre simulation, un montant total des simulations. Sur ce montant s’appliquent des taux de commissionnement, saisis dans la fiche de la banque concernée. Ces informations varient si vous avez indiqué qu’il s’agit d’un prospect de la banque ou d’un client de cette banque (les taux de commissionnement pouvant être différents, ces taux peuvent être indiqués dans la fiche de la banque).
      De plus, si un prêt a été indiqué « Non commissionné », ce dernier ne s’ajoutera pas dans le montant final de la facture de commission bancaire. Pour indiquer qu’un prêt est commissionné ou non, c’est ici.
      Assiette de commission bancaire avec des prêts non commissionnésSi le montant total des simulations ne vous convient pas, il est possible d’ajouter un prêt en cliquant sur le bouton « Ajouter un prêt ». Vous pouvez réinitialiser l’assiette de commissionnement par défaut grâce au bouton « Revenir par défaut ». Vous pouvez également supprimer un prêt grâce à la poubelle rouge dans la colonne « Actions » du tableau. Vous pouvez modifier le montant de n’importe quel prêt en cliquant sur la ligne concernée.
      Boutons permettant d'effectuer des actions dans l'assiette de commission bancaire
    • Pour la ristourne, le montant affiché est déterminé à partir du type d’honoraires (en appliquant les plafonds si l’apporteur est de type moral) et à partir des montants de « frais de courtage et rétrocommission », auxquels sont appliqués les pourcentages de l’apporteur dans le cas d’une commission en pourcentage.

Il est à noter que pour une ristourne, si aucun apporteur n’a été ajouté préalablement au dossier, les champs seront grisés. Pour permettre de générer cette facture, il vous faut ajouter un apporteur. De plus, il est possible de visualiser le créditeur de la ristourne : l’agence ou le contact de l’apporteur. Pour cela, il est possible de cocher une de ces cases ci-dessous. Par défaut, la case cochée dépend de vos réglages présents dans la fiche de votre apporteur. Cette visualisation se retrouve dans la fiche d’un apporteur, mais également lors du clic sur le bouton d’action « règlement » ainsi que dans la fenêtre de création d’une ristourne :

Bouton permettant de savoir qui est le créditeur de la ristourne

Une fois que vous avez finalisé les éventuelles modifications vous pouvez cliquer sur le bouton « Valider ».

Factures mandataires :

Cette fenêtre vous permet de générer la facture d’un mandataire.

Création d'une facture mandataire de base

Les différents éléments avant de générer définitivement la facture sont les suivants :

  • Montant du financement : par défaut, ce montant reprend la somme de vos prêts.
  • Pourcentage du mandataire : par défaut, la valeur renseignée est celle affichée dans vos paramètres.
  • Ristourne : par défaut, la valeur renseignée est celle affichée dans les « frais de courtage et rétrocommission » du dossier.
  • CA brut : cumul de la commission bancaire et des honoraires.
    • Commission bancaire : par défaut, la valeur renseignée est décrite dans le chapitre ci-dessus « Factures d’honoraires, de commissions bancaires et ristournes ».
    • Honoraires : par défaut, la valeur renseignée est celle affichée dans les « frais de courtage et rétrocommission » du dossier.
  • Commission mandataire : (CA brut – ristourne) * pourcentage du mandataire
  • Date d’émission
  • Date d’échéance
  • Date de déblocage des fonds
  • Date de signature de l’acte réelle

Une fois que vous avez finalisé les éventuelles modifications vous pouvez cliquer sur le bouton « Valider ».

Particularité des factures mandataires :

Il est possible d’accéder à une version différente de factures mandataires. Pour cela, il suffit de cocher depuis les paramètres de votre entreprise, la case « Facture mandataire autorisée à tout moment ».

Case à cocher permettant l'autorisation de créer facture mandataire à tout moment

A partir du moment où cette case est cochée, la facture mandataire ci-dessous sera dorénavant appliquée :

Création d'une facture de commission mandataire

Les champs « commission bancaire », « honoraires », « ristourne » et « CA net » sont ajoutés. Tous les champs sont modifiables, exceptés « montant du financement », « CA brut » et « CA net » (CA brut – ristourne). Cette nouvelle facture mandataire est une véritable calculette, tous les champs étant modifiables.

Il existe également, sur la partie de droite, l’assiette de commission bancaire (la même que dans une facture de commission bancaire). Si un prêt a été indiqué « Non commissionné », ce dernier ne s’ajoutera pas dans le montant final de la commission bancaire, et donc dans le calcul de la commission mandataire. Pour indiquer qu’un prêt est commissionné ou non, c’est ici.
Assiette de commission bancaire avec des prêts non commissionnésSi le montant total des simulations ne vous convient pas, il est possible d’ajouter un prêt en cliquant sur le bouton « Ajouter un prêt ». Vous pouvez réinitialiser l’assiette de commissionnement par défaut grâce au bouton « Revenir par défaut ». Vous pouvez également supprimer un prêt grâce à la poubelle rouge dans la colonne « Actions » du tableau. Vous pouvez modifier le montant de n’importe quel prêt en cliquant sur la ligne concernée.
Boutons permettant d'effectuer des actions dans l'assiette de commission bancaire

Après création des factures :

Une fois que la fenêtre a été validée, vous aurez généré les factures souhaitées. Elles seront visibles dans la liste de vos factures. Vous pouvez toujours apporter des modifications à ces dernières. En effet, tant que vous n’avez pas validé votre facture (voir plus bas), la facture est modifiable. Pour cela, cliquer simplement sur la facture. Une fenêtre s’ouvre avec la possibilité de modifier les champs éditables avant validation.

Champs modifiables avant validation d'une facture

Dès que vous cliquerez sur « validé« , il ne sera plus possible de modifier une facture créée. En effet, la loi impose aux logiciels de facturation de ne pas autoriser la modification d’une facture. Vous pouvez alors visualiser en lecture seule votre facture, en cliquant sur la ligne de cette dernière.

Case à cocher permettant de valider une facture

Facturer en pro-forma

La facture pro forma permet, par exemple, de l’envoyer à un notaire pour qu’il tienne bien compte de votre rémunération dans son appel de fonds.

En effet, en France, la loi impose aux courtiers de ne créer des factures qu’une fois le déblocage des fonds effectué (par exemple, après que l’acte chez le notaire est signé).

La facture pro forma vous permet donc de respecter la loi et de ne pas créer une facture avant que l’acte soit passé chez le notaire, mais de créer une pro forma (= un brouillon de votre facture à venir) et de pouvoir l’envoyer au notaire pour qu’il n’oublie pas de vous rémunérer.

Si vous cliquez sur le bouton « Pro forma » une nouvelle fenêtre va s’ouvrir. Cette fenêtre sera la même que celle décrite ici.

Bouton permettant de facturer en pro forma

La seule différence avec la facturation décrite dans la partie précédente est qu’une facture pro forma n’a pas de référence propre. En effet, ces factures ne peuvent pas être validées et la génération d’une référence n’est donc pas effective. Elles ne peuvent ainsi pas être réglées, étant donné qu’il s’agit de factures à l’état « brouillon ».

Lors de la création d’une facture pro forma, vous aurez la possibilité de la retrouver dans la liste des factures. Elle est visible par l’indication « PRO FORMA » dans la colonne « référence » :

Visualisation d'une facture Pro forma

Vous n’aurez cependant pas la possibilité de visualiser une facture pro forma depuis l’onglet général du dossier d’un client.

Facturer en hors dossier

Vous pouvez également choisir de facturer en hors dossier, c’est-à-dire une facture qui n’est pas associée à un de vos dossiers.

Pour cela, toujours en cliquant sur le bouton « nouveau », sélectionner « Facturer (Hors dossier) » :

Une fenêtre s’ouvre, vous permettant de remplir les champs suivants :

  • Adresse du destinataire
  • Désignation
  • Montant
  • Date d’émission
  • Date d’échéance

Modale de facturation d'une facture hors dossier

En cliquant sur le bouton « valider », vous générez votre facture hors dossier. Le fonctionnement est le même que pour une facture d’honoraires, de commission bancaire… En effet, il vous faut valider cette facture pour générer une référence. Tant que la facture n’est pas validée, elle est modifiable. Pour repérer une facture hors dossier depuis la liste des factures, il suffit de regarder la colonne « type », qui précisera « hors dossier ».

Visuel d'une facture hors dossier

Facturer un dossier clôturé et/ou payé

Enfin, vous avez la possibilité de facturer un dossier déjà clôturé et/ou déjà payé.

Pour cela, cliquer à nouveau sur le bouton « nouveau », puis cocher la case « afficher les dossiers clôturés et payés ».

Fenêtre permettant de facturer un dossier clôturé ou payé

Vous visualisez alors les dossiers clôturés. Vous pouvez donc choisir de facturer ou de réaliser une pro forma sur ces dossiers clôturés.

Vous avez également la possibilité de facturer un dossier clôturé depuis le dossier du client. Pour cela, se rendre dans le dossier du client, puis, dans l’onglet général, espace « Factures », un + apparaît, vous permettant de facturer un dossier clôturé.

Bouton permettant de facturer un dossier clôturé depuis le dossier d'un client

Réaliser des actions sur les factures créées

Enfin, il est possible de réaliser certaines actions sur vos factures. Les actions sont les suivantes :

  • : télécharger
  • bouton permettant le règlement d'une facture : règlement
  • bouton permettant de commenter une facture : commentaire
  • Bouton permettant d'éditer une facture : éditer
  • Bouton permettant de supprimer une facture : supprimer
  • Bouton permettant de créer un avoir sur une facture : avoir

Télécharger :

Vous pouvez télécharger les factures au format PDF en cliquant sur la flèche verte, à côté de la facture concernée :

bouton permettant de télécharger une facture

Il est possible de télécharger les factures de commissions mandataires, d’honoraires, de commissions bancaires, pro forma, hors dossier et avoirs. Il n’est pas possible de télécharger des ristournes.

Le titre du fichier téléchargé est de cet ordre :

  • Pour une facture d’honoraires, de commission bancaire ou hors dossier : « Type de facture – date d’émission – référence facture (n’existe pas pour pro forma ou facture non validée) – nom courtier – n° dossier – nom emprunteur principal – nom co emprunteur ».
  • Pour une facture de commission mandataire : « Type de facture – date d’émission – référence facture (n’existe pas pour pro forma ou facture non validée) – nom courtier – n° dossier – nom emprunteur principal – nom co emprunteur ».

Règlement :

Vous pouvez indiquer un règlement en cliquant sur le bouton « règlement », à côté de la facture concernée :

bouton permettant le règlement d'une facture

Une fenêtre s’ouvre et vous propose de choisir le moyen de paiement avec lequel vous avez été réglé ainsi que le montant. Vous pouvez donc indiquer un paiement. Le restant dû se met à jour, dans le tableau. En cliquant sur le bouton €, vous avez donc la possibilité de visualiser vos paiements sur cette facture ainsi que d’ajouter un nouveau règlement :

Fenêtre des règlements d'une facture

Tant que la facture n’a pas été payée entièrement, le bouton € reste disponible. Une fois que la facture est réglée en totalité, la case « payé » se coche, et le restant dû est nul.

Case "payé" cochée

Depuis cette action, vous avez également la possibilité de relancer le destinataire d’une facture impayée. Pour cela, il suffit de cliquer sur ce bouton, sur la facture souhaitée (une facture validée mais non payée). La fenêtre qui s’ouvre vous propose de relancer le destinataire. Pour cela, dans le champ visible ci-dessous, un texte est déjà pré-rempli avec la liste des factures non payées par le destinataire. Par exemple, en cliquant sur une seule facture de commission bancaire relative à une banque en particulier, toute la liste des factures impayées par cette banque sera disponible dans ce texte.

Liste des factures à relancer quand impayées

Enfin, concernant les factures de ristourne, et toujours depuis ce même bouton d’action, vous avez la possibilité de modifier (visuellement uniquement), le créditeur de la ristourne. En effet, par défaut, ce choix est coché suivant l’information indiquée dans la fiche de votre apporteur. Si vous souhaitez modifier manuellement le créditeur, c’est possible de le faire à cet endroit.

Commentaire :

Vous avez la possibilité d’ajouter des commentaires à vos factures, en cliquant sur le bouton à côté de la facture concernée :

bouton permettant de commenter une facture

Editer :

Vous avez la possibilité d’éditer et de modifier les champs de votre facture, en cliquant sur le bouton à côté de la facture concernée :

Bouton permettant d'éditer une facture

Supprimer :

Vous avez la possibilité de supprimer une facture, en cliquant sur le bouton à côté de la facture concernée :

Bouton permettant de supprimer une facture

Avoir :

Si vous vous êtes trompés dans votre facture et que cette dernière est validée, il vous sera nécessaire de créer des « avoirs » pour corriger les erreurs.

Un avoir a pour but d’annuler une facture, par la création d’une seconde facture, portant un autre numéro, qui remplacera la précédente.

Il est indispensable de fournir à son compte aussi bien les factures erronées, que les avoirs et les nouvelles factures, afin de tenir une comptabilité correcte.

Afin de générer une facture d’avoir, il vous suffira de cliquer sur le bouton « avoir », situé à côté de la facture concernée.

Bouton permettant la génération d'un avoir dans Créditéo, logiciel pour courtier en crédit immobilier

Une nouvelle fenêtre s’affiche alors, où il est possible de saisir:

  • le montant de l’avoir
  • un commentaire sur cet avoir. Par défaut, ce commentaire est prérempli avec le numéro de la facture sur laquelle porte l’avoir et n’est pas éditable.

Après avoir validé votre facture d’avoir, vous pourrez constater que le montant « restant dû » de la facture concernée a été mis à jour.

La facture d’avoir apparaît alors dans la liste de vos factures :

Liste des avoirs dans le tableau

 

Relance sur facture impayée

Vous avez la possibilité de relancer les destinataires d’une facture impayée. Pour cela, depuis la liste des factures de l’onglet « Facturation », il suffit de cliquer sur le bouton d’action « règlement ». Le processus est décrit ici.

L'export de factures

Votre logiciel Créditéo pour courtier en crédit immobilier, vous permet d’exporter vos factures.

Un bouton « Export » vous permettra de créer un export Excel de l’ensemble de vos factures, que vous pourrez fournir à votre comptable. Il est à noter que l’export s’applique suivant les filtres activés.

Bouton permettant l'export de la liste des factures

Les colonnes affichées à l’export sont les suivantes :

  • Référence
  • Date d’émission
  • Type de facture
  • Propriétaire du dossier
  • Agence du propriétaire du dossier
  • Entreprise du propriétaire du dossier
  • Destinataire de la facture
  • Référence du dossier
  • Nom de l’emprunteur principal
  • Apporteur
  • Agence de l’apporteur
  • Entreprise de l’apporteur
  • Agence bancaire liée à la simulation
  • Montant HT
  • TVA
  • Montant TTC
  • Règlements
  • Restant dû
  • Validé : oui / non
  • Payé : oui / non

Gestion des droits et périmètres de vue

Depuis les paramètres (plus d’informations ici), il est possible de cocher ou non l’accès à l’espace de facturation ainsi qu’au paramétrage souhaité pour les différents profils d’utilisateurs. Pour cela, se rendre dans les paramètres, puis « Utilisateurs et profils » et « Profils d’utilisateurs ». Choisissez le profil pour lequel vous souhaitez modifier les droits en cliquant dessus.

Dans l’onglet « Accès menu », vous pouvez décider d’accorder ou non l’accès complet à l’espace de facturation par profil d’utilisateurs, en cochant ou non la case « Facturation ».

Donner les droits à un profil d'utilisateurs d'accéder à l'espace de facturation

Depuis l’onglet « Facturation », vous pouvez alors décider de paramètres plus précis sur les factures : modifier, créer, régler, supprimer, télécharger différents types de factures (honoraires, commissions bancaires, ristournes, commissions mandataires…).

Paramètres de facturation

 

Concernant le périmètre de vue, il vous permet de choisir, suivant le profil utilisateur, la visualisation souhaitée sur la liste des factures.

Pour cela, se rendre dans les paramètres, puis « Utilisateurs et profils » et « Profils d’utilisateurs ». Choisissez le profil pour lequel vous souhaitez modifier le périmètre de vue en cliquant dessus. Dans l’onglet « Périmètre du profil et partages », vous pouvez régler le périmètre de vue sur la facturation.

Par exemple, si vous sélectionnez « sa direction régionale », ce profil d’utilisateur pourra visualiser toutes les factures de la direction régionale (entreprises et agences liées à cette dernière). Si vous sélectionnez « ses dossiers uniquement », le profil d’utilisateur ne verra que les factures associées à ses dossiers.